Zehn Zutaten für eine zufriedene Community

Wie du in einem Ameisenhaufen überlebst, ohne dabei selbst unter die Erde zu kommen

Engagement im Sport, in der Kunst, im sozialen Bereich oder auch für freie und Open Source Software ist immer auch eine gemeinschaftliche Erfahrung. Gemeinschaft, das wird neudeutsch mit Community umschrieben und auch gerne mal mit einem Ameisenhaufen verglichen, denn viele verschiedene Akteure laufen scheinbar in alle möglichen Richtungen. Oft gibt es zur besseren Koordination eine eigene Organisation, die nicht nur dabei hilft, Spenden anzunehmen und Verträge abzuschließen, sondern auch Statuten und Regeln erarbeitet, die den Idealen aller Mitwirkenden Ausdruck verleihen und den Geist des gemeinsam Gewollten transportieren. Innerhalb dieser Communities gibt es verschiedene Rollen. Manche als formales Amt mit regelmäßigen Neuwahlen, wie beispielsweise Vorstand und Aufsichtsrat, andere innerhalb eher dynamisch entstehender Gruppen wie Marketing oder Infrastruktur, die einer häufigeren Änderung unterliegen können. In beiden Fällen gibt es erfahrene und motivierte Community-Mitglieder, die “den Hut aufhaben” und ein Thema vorantreiben. So mancher Aktiver sieht sich daher früher oder später der Frage ausgesetzt, ob er ein bestimmtes Amt annehmen soll. Basierend auf meiner Erfahrung der letzten anderthalb Jahrzehnte möchte ich im Folgenden einige persönliche Gedanken teilen, die bei der Entscheidungsfindung helfen können. Es handelt sich dabei ausschließlich um meine ganz persönlichen Eindrücke, jemand anderes mag völlig abweichende Erfahrungen gemacht haben. Für Rückmeldungen, weitere Gedanken und auch andere Ansichten bin ich natürlich dankbar und freue mich über entsprechende Rückmeldung. Was ist also wichtig, um sich in einer Community zurechtzufinden und sich auf ein Amt einzulassen? Hier sind meine persönlichen zehn Zutaten.

1. Zusammenarbeit

In einer Gemeinschaft geht es vor allem und zuallererst um Zusammenarbeit. Vorstände, Gremien und informelle Gruppen unterscheiden sich dabei nicht. Meist weiß man erst dann, wer mit einem schlussendlich ein bestimmtes Amt bekleiden wird, wenn die Amtszeit kurz bevor steht. Daher ist es umso wichtiger, mit den neuen Kollegen offen und ehrlich zusammenzuarbeiten: in einer nachvollziehbaren, vertrauensvollen und effektiven Art und Weise - sowohl innerhalb des gewählten Gremiums als auch, ganz wichtig, nach außen hin mit der Gemeinschaft als Ganzes. Ein gemeinsames Verständnis von Verantwortlichkeiten, Verantwortung und Pflichten, umso mehr noch von gemeinsamen Zielen, Visionen und Plänen hilft dabei ungemein und ist aus meiner Sicht absolut unerlässlich. Natürlich ist es nicht wichtig, dass jeder von Anfang an dieselben Ideen hat. Ganz im Gegenteil: Solange Kompromisse und gemeinsame Nenner identifiziert und umgesetzt werden ist es sogar hilfreich, wenn gerade nicht jeder dieselbe Meinung hat, solange das Ergebnis die Community als Ganzes voranbringt. Vielfalt und neue Blickwinkel helfen wahrlich dabei, bislang unerkannte Möglichkeiten zu entdecken und viele Ziele schließen sich gar nicht gegenseitig aus, sondern können problemlos gleichberechtigt nebeneinander stehen. Ganz wichtig ist dabei der Spaß an der Sache! Sei stolz darauf, dass du damit betraut worden bist, die Geschicke der Community und ihrer Projekte zu gestalten. Sei stolz darauf, dass du das Schiff steuern darfst und dass du an der Erschaffung der Zukunft von etwas mitwirken darfst, das dir selbst so wichtig ist. Wie so oft im Leben sind Zusammenarbeit und Kooperation mit anderen der Schlüssel zum Erfolg. An einem Strang zu ziehen ist nicht nur einfacher, sondern macht auch viel mehr Spaß, als es allein zu versuchen. Wie beim Seilziehen ist ein bisschen Widerstand übrigens ganz normal, ohne macht es ja auch keinen Spaß. :-)

2. Engagement

Eine wichtige Rolle anzunehmen ist etwas, das dich stolz machen sollte. Die Gemeinschaft hat dir etwas anvertraut, weil ihr dein Engagement in der Vergangenheit als außergewöhnlich und bemerkenswert im Gedächtnis geblieben ist. Du hast nicht nur sichtbar am Projekt mitgewirkt, die Community denkt darüber hinaus auch, dass du noch mehr drauf hast. Abhängig von dem Amt, das du übernimmst, bedeutet das allerdings auch, dass diese Ehre einhergeht mit einer ganzen Portion zusätzlicher Arbeit - neben dem, was du bereits tust und in Bereichen, die dir vermutlich noch völlig neu sind. Anders ausgedrückt: Es kommt ein ganzer Berg weiterer Arbeit auf dich zu, der zusätzliche Zeit beansprucht und vermutlich nicht viel mit dem gemein hat, was du bereits im Projekt tust. Stelle dich mental darauf ein! Wie viel Zeit deine neue Verantwortung in Anspruch nimmt, hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab: welche Rolle du genau übernimmst, wie viele Mitwirkende dabei sind, wie groß das Projekt ist und welche Art von Themen ihr bearbeitet. In einer mittelgroßen Organisation kommen aber leicht 15-20 zusätzliche Manntage pro Jahr für die neue Tätigkeit zusammen.

3. Abwechslung

Wenn du in ein offizielles Amt gewählt wirst, bist du auf einmal verantwortlich, dein Projekt nach außen hin zu vertreten - rechtlich, organisatorisch aber auch als Repräsentant einer Gruppe. Ein bisschen Glamour schwingt da natürlich mit, aber das Ganze geht oft einher mit regelmäßigen Meetings, Budgetplanung, Rücklagenbildung, Steuererklärung, Tätigkeitsbericht, Teammanagement, Marken- und Urheberrecht, Ausschreibungen, allen Arten von erwarteten und unerwarteten Rechtsthemen und natürlich der Zusammenarbeit und Partnerschaft mit anderen Einrichtungen - was viel Arbeit bedeutet und oftmals von der Öffentlichkeit nicht in dem Maße wahrgenommen wird, wie es einen selbst in Anspruch nimmt. Vieles davon ist nach außen hin schlicht unsichtbar und meiner Erfahrung nach kann jemand, der die Arbeit nicht schon mal selbst gemacht hat, nur schwer einschätzen, wie viel Aufwand das bedeutet. Für dich bedeutet das, dass du den Willen haben musst, dich in eine Vielzahl neuer Bereiche einzuarbeiten und eine gewisse Frustrationstoleranz an den Tag zu legen. Glücklicherweise bestehen die allermeisten Gruppen aus Leuten mit verschiedensten Fähigkeiten, sodass es wahrscheinlich immer jemanden gibt, der ein Thema bereits beherrscht oder sich zumindest gerne in den Bereich einarbeitet. Findet heraus, wo ihr eure Stärken habt und wer welches Thema am besten übernimmt. Warum denn auch den Bock zum Gärtner machen? In mittelgroßen Organisationen kommen hier nämlich gut über ein Dutzend verschiedene Themen vor, die es zu beackern gilt und das will wohlüberlegt sein.

4. Delegation

Diese ganze neu anfallende Arbeit alleine zu bewältigen, das wird früher oder später ein Ding der Unmöglichkeit werden. Wenn du nicht gerade über magische Superkräfte verfügst, rate ich dir dringend, diese Aufgaben zu teilen - mit deinen Kollegen, anderen Freiwilligen und, sofern vorhanden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern. Glücklicherweise geht mit dem Wachstum der Organisation und ihrer Bedürfnisse oftmals auch ein größerer finanzieller Spielraum einher, was bedeutet, dass Profis dafür bezahlt werden können, bestimmte Aufgaben zu erledigen - insbesondere für Buchhaltung, Verwaltung und die Behandlung rechtlicher Themen, sofern das nicht ohnehin zufällig eines deiner Steckenpferde ist. Denn oft bist du für einen größeren Bereich der Community verantwortlich, musst dich primär auf Strategie und die Verwirklichung eurer Ziele als Ganzes konzentrieren, weshalb dir für kleinteilige Aufgaben kaum Zeit bleiben wird. Denk daran, die Community hat dir das Ruder anvertraut, dich damit betraut, dich aufs große Ganze zu konzentrieren - halte dich nicht mit jedem kleinen Detail und dem Mikromanagement von Themen auf, sondern schaff dir genug Wissen drauf, um mit denjenigen zusammenzuarbeiten, die du beauftragst und vertrau ihnen, dass sie ihren Job gut machen. Delegiere, kontrolliere und vor allem interessiere dich dafür. Nur weil du dich mit einem Thema nicht auskennst, heißt es nicht, dass es unwichtig oder unbedeutend ist.

5. Verantwortung

Schlussendlich ist es jedoch immer die gemeinsame Verantwortung deiner Kollegen und dir, die anfallende Arbeit zu koordinieren. Ihr müsst alles überblicken, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Dinge erledigt und auch alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Falls eure Organisation Spenden bekommt, denkt daran, dass die Spender euch ihr Geld anvertrauen, damit ihr es sinnvoll und effektiv für einen bestimmten Zweck einsetzt - das ist eine große Verantwortung und nicht immer so einfach, wie es sich anhört. In nahezu jedem Land der Welt gibt es zahlreiche Regeln und Gesetze, die es zu beachten gilt und zumindest in Europa geht der Trend dahin, die Dinge eher komplizierter denn einfacher zu handhaben. Auch hier gilt: Nur weil du dich mit einem Thema nicht auskennst, heißt es nicht, dass es unwichtig oder unbedeutend ist. Falls etwas schiefgeht, stehst du in erster Reihe und wirst dich sowohl um die rechtlichen als auch um die öffentlichkeitswirksamen Konsequenzen kümmern müssen. Aus dem Grund ist es für bestimmte Organisationen auch sinnvoll, Versicherungen abzuschließen, um das Risiko zu minimieren - doch allein schon deren Auswahl erfordert natürlich wieder Zeit und Wissen.

6. Menschliches

Je nach Größe des Projekts und deiner Rolle, hast du nicht nur Verantwortung für Aufgaben und Projekte, sondern auch für ein bezahltes Team. Denk daran, dass es für sie dabei oftmals um einen Großteil oder gar um ihr vollständiges Einkommen geht, d.h. ihre Lebenssituation und ihre wirtschaftliche Perspektive hängen maßgeblich vom Erfolg des Projekts ab. Berufliche Sicherheit und ein positives Arbeitsumfeld sind ganz wichtige Faktoren, um ein Team zu motivieren und sich seine Loyalität zu sichern, denn wie in jedem Unternehmen sind die Menschen das wertvollste Kapital. Bei Communities, die maßgeblich auf Freiwillige setzen, heißt das natürlich auch, dass du dich sowohl um die Ehrenamtlichen als auch um die bezahlten Mitarbeiter kümmern musst. Sich die nötige Erfahrung im Umgang mit Mitarbeitern draufzuschaffen und die Zeit zu finden, sich gerade als Ehrenamtlicher regelmäßig mit einem bezahlten Team zu beschäftigen, das ist eine wirklich große Aufgabe. Ein Miteinander schaffen, reden, zuhören, offen sein, versuchen zu verstehen - das sind die Dinge, die nicht nur deinem Team, sondern auch dem gesamten Projekt helfen. Die Lernkurve gerade am Anfang kann enorm sein, sie ist es aber in jedem Fall wert, bewältigt zu werden und wird dir auch in deinem Hauptberuf von großem Nutzen sein. In vielen Organisationen ist das bezahlte Team dafür da, die Community zu unterstützen, das Projekt voranzubringen, dir komplizierte, anstrengende und langweilige administrative Aufgaben abzunehmen und an Themen zu arbeiten, die dabei helfen, Mitwirkenden das Leben im Projekt einfacher zu machen. Gerade die Arbeit bei gemeinnützigen Einrichtungen kann etwas anders sein als bei klassischen Arbeitgebern. Da die meisten Gelder in dem Fall aus Spenden stammen, sind die finanziellen Möglichkeiten und Gehälter oftmals geringer als bei kommerziellen Unternehmen. Dafür kannst du aber eine bedeutend bessere Arbeitsatmosphäre schaffen als klassische Arbeitgeber. Nutze diesen Vorteil! Dein Team macht etwas für den guten Zweck, kann mit Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten, kann etwas zum Guten beitragen, die Welt verändern - und deine Mitarbeiter können von dem leben, was sie lieben und was sie antreibt. Rede oft mit deinem Team, kommuniziere regelmäßig und vergiss nicht, Menschen zu loben, wenn sie eine gute Arbeit machen - vor allem, wenn sie rund um den Globus verteilt sind, du sie also nicht regelmäßig siehst. Das Zwischenmenschliche ist viel wichtiger, als man glauben möchte.

7. Vielfalt

Ein Projekt besteht aus ganz vielen verschiedenen Menschen - Unterschiede in Geschlecht, Religion, Sprache, Kultur, beruflichem Hintergrund und Lebenserfahrungen bringen eine unglaublich vielfältige Gemeinschaft hervor. Wenn du bislang nur in kleinen Organisationen mit Leuten vor Ort gearbeitet hast, kann diese Veränderung am Anfang extrem fordernd sein, denn auch die Eigenheiten und Persönlichkeiten der Menschen sind unter Umständen anders, als du es gewohnt bist. Diese Vielfalt jedoch ist es, die den zentralen und spannenden Unterschied in einer großen Community ausmacht. Am Anfang ist das ganz schön herausfordernd, aber schon bald wirst du erleben dürfen, wie das deinen Blick weitet, dich deine eigenen Standpunkte und Meinungen hinterfragen lässt und somit auch deine Arbeit noch wertvoller macht. Wenn du in einem Open-Source-Projekt bist, mach genau das, wofür der Name steht - sei offen, setz dich für deine Ideale ein und versuche, den Dingen auf den Grund zu gehen!

8. Koordination

Mitwirkende rund um den Globus zu haben, das bringt auch die ein oder andere ganz weltliche Herausforderung mit sich - vor allem, wenn du verschiedene Sprachen und Zeitzonen unter einen Hut bringen musst. Während Englisch als kleinster gemeinsamer Nenner in Europa noch ganz gut funktioniert, ist das andernorts nicht immer so leicht. Doch gerade diejenigen, die vielleicht nicht so nah am Projekt dran sind, die eben gerade nicht dieselbe Sprache wie alle anderen beherrschen - genau diejenigen sind es oft, die die wertvollsten Einblicke liefern können. Beziehst du sie nicht mit ein, verlierst du einen wichtigen Blickwinkel und erfährst nicht, was die weltweite Community alles macht. Jeder ist Teil einer Community, unabhängig von der Sprache! Zeitzonen sind leider eine physikalische Gegebenheit - du kannst sie schlicht nicht ignorieren. Den passenden Zeitpunkt für ein Meeting zu finden, an dem Teilnehmer aus allen Kontinenten dabei sind und dabei auch noch auf Bürozeiten und Work-Life-Balance Rücksicht zu nehmen, das ist alles andere als einfach, insbesondere wenn auch noch bezahlte Teammitglieder während ihrer Arbeitszeit daran teilnehmen sollen. Während du langsam den Feierabend begehst, fangen Kollegen in anderen Erdteilen ihren Arbeitstag gerade erst an. Freiwillige bevorzugen Meetings außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten, deine Mitarbeiter sind indes froh, wenn sie nicht bis spätabends oder am Wochenende im Büro sein müssen. Den idealen Zeitpunkt für ein Meeting gibt es meist also nicht, aber in der Regel lässt sich ein Kompromiss finden, der für alle funktioniert, im Zweifelsfall halt mit wechselnden Zeiten, sodass jeder mal die Chance zur Teilnahme hat. Ein Tipp aus der Praxis dazu: Nutze Kalendereinladungen und Webseiten, die dir bei der Bestimmung der richtigen Zeitzone helfen, um das völlige Chaos zu vermeiden - gerade bei der Umstellung von Sommer- auf Winterzeit, die in manchen Ländern übrigens auch noch an anderen Tagen stattfindet als bei uns. Auch die Wahl des Kommunikationsmittels spielt eine entscheidende Rolle, denn jeder sollte von wichtigen Diskussionen Kenntnis erlangen und Gelegenheit haben, sich daran zu beteiligen. Manche Themen sind schnell und einfach in einer E-Mail abgehandelt, bei anderen ist es besser, zum Hörer zu greifen. Auch der Mittelweg ist denkbar: die Vorbereitung von Diskussionen und Entscheidungen per E-Mail und die finale Abstimmung dann per Telefon - oder umgekehrt. Für E-Mails hat sich die richtige Kennzeichnung im Betreff bewährt, um Diskussionen von Abstimmungen oder Wichtiges von Unwichtigem zu trennen - gerade dann, wenn ohnehin schon zahllose E-Mails aufschlagen und man die Aufmerksamkeit der Gruppe benötigt. Auf die technischen Fallstricke wie Threading und Message-ID gehe ich an der Stelle allerdings besser nicht ein, Mailclients können so tückisch sein… ;-) Aber ganz im Ernst: gegenseitige Rücksichtnahme und ein gemeinsames Verständnis sind wichtig. Das gilt vor allem für die Häufigkeit von Meetings, die Vorbereitung der Agenda, die Verständigung auf gemeinsame Deadlines, die Regeln für ein Quorum und dem Zeitraum, in dem die Diskussion geführt wird - bei all diesen Themen müssen die Lebensumstände der Teilnehmer berücksichtigt werden, inkl. etwaiger Urlaube und Abwesenheiten. Der Gedanke dahinter ist, dass die Übernahme einer Rolle meist regelmäßige und aktive Teilnahme am Geschehen voraussetzt, um am Ball zu bleiben - und das geht viel leichter, wenn die Spielregeln und Parameter klar sind und jeder weiß, worauf er sich einlässt. Ganz abgesehen davon unterliegen Abstimmungen, Protokolle und Entscheidungen auch bestimmten rechtlichen Voraussetzungen, je nachdem, welcher Rechtsordnung die Entität unterfällt.

9. Vertrauen

Vertrauen ist meiner Meinung nach die absolute Quintessenz für jeden, der ein Amt übernimmt. In E-Mail-Diskussionen fehlt’s naturgemäß an Gestik und Mimik, was es viel schwieriger macht, die Gefühle, Stimmung und Absicht des Gegenübers zu erkennen. Umso wichtiger ist es, immer zuerst vom Besten auszugehen, um nicht in die Falle des “confirmation bias” zu laufen - d.h. die Handlungen und Worte einer Person dergestalt auszulegen, dass sie deinen negativen Eindruck und deine schlechten Vorahnungen zu bestätigen scheinen. Vertrauen wird vor allem dann sehr wichtig, wenn die Organisation in einem Land sitzt, dessen Sprache du nicht sprichst oder mit dessen Rechtsordnung du nicht im Detail vertraut bist. Dir bleibt dann nämlich gar nichts anderes übrig, als dich auf Übersetzungen zu verlassen und denjenigen zu vertrauen, die diese Arbeit machen - ganz gleich, ob es sich dabei um Ehrenamtliche oder bezahlte Mitarbeiter handelt.

10. Zufriedenheit

Das Wichtigste hab’ ich mir für den Schluss aufgehoben. :-) Du hast jetzt ganz viel darüber gelesen, wie die Zusammenarbeit in einer Community am besten funktioniert, auf was du achten musst und was sich bewährt hat. Das klingt am Anfang vielleicht fürchterlich kompliziert und ein wenig abschreckend. Dennoch lass dir eines sagen - es lohnt sich. Das Schönste daran, ein Amt zu übernehmen, ist die Zufriedenheit, die man aus all der harten Arbeit ziehen kann. Das Engagement in einer Community ist nicht nur eine sehr ehrbare, sondern auch wahrhaft spannende Gelegenheit, die nicht nur das weitere Berufsleben maßgeblich beeinflussen kann und sich auch auf jedem Lebenslauf gut macht, sondern einen darüber hinaus auch persönlich wachsen lässt, die Fähigkeiten verbessert und einen völlig neuen Blick auf die Dinge ermöglicht. Zudem lernt man so viele wunderbare Menschen kennen, die im Lauf der Zeit zu Freunden und Gefährten werden und das eigene Leben in einem Maße bereichern, wie man sich das anfangs gar nicht vorstellen kann. Wenn du liebst, was du machst, wenn du offen Neuem gegenüber bist, wenn du die Zukunft dessen gestalten willst, was dir am Herzen liegt - dann ist die Community genau der richtige Ort für dich.